Feuilles d'inventaire en magasin : prompts pour le comptage

Le jour de l'inventaire, ce qui fait perdre du temps n'est pas le comptage lui-même, c'est l'organisation : une étagère comptée deux fois, une réserve oubliée, une feuille illisible. Les prompts ci-dessous préparent, la semaine d'avant, le découpage de la boutique en zones, les feuilles de comptage à imprimer et le planning de l'équipe, puis aident le soir même à repérer les lignes à recompter. La valorisation du stock et l'écriture comptable restent l'affaire de votre expert-comptable.

Le cadre

La fiche d'Entreprendre Service Public sur les obligations comptables d'une société commerciale (vérifiée le 07/09/2026) indique que la valeur des actifs et passifs doit être contrôlée par un inventaire au moins tous les 12 mois. Elle signale qu'au régime réel simplifié, l'évaluation des stocks peut être simplifiée. La page ne décrit pas la méthode de comptage : c'est à vous de l'organiser, et c'est là que l'assistant aide.

Étape 1 : découper la boutique en zones

Tu es responsable de magasin et tu prépares l'inventaire physique annuel d'une boutique de [type de commerce] d'environ [surface] m², avec [nombre] personnes pour compter.
Voici la description des lieux, du point de vue de quelqu'un qui entre : [ex. vitrine gauche, mur gauche 4 étagères, table centrale, présentoir caisse, mur du fond penderie, réserve 2 rayonnages, cave].

Propose un découpage en zones numérotées :
- chaque zone doit pouvoir être comptée par une personne en 45 minutes au plus ;
- ordre de comptage logique (d'abord la réserve, puis la surface de vente, ou l'inverse : explique ton choix) ;
- pour chaque zone : numéro, emplacement, type d'articles, difficulté (petits articles nombreux, articles lourds).
Termine par la liste des endroits souvent oubliés dans ce type de boutique, pour que je vérifie.
Pose-moi des questions si la description des lieux est ambiguë.

À vérifier : faites le tour de la boutique avec la liste à la main. Ajoutez vitrine, dépôts chez des clients, articles en retouche, colis reçus non déballés : l'assistant ne peut deviner ce qu'il ne voit pas.

Étape 2 : la feuille de comptage

Crée un modèle de feuille de comptage d'inventaire à imprimer, une feuille par zone.
En-tête : numéro et nom de la zone, date, nom du compteur, nom du contrôleur, heure de début et de fin.
Colonnes : référence ou code-barres, désignation courte, taille ou couleur si utile, quantité comptée, quantité recomptée, observation (abîmé, sans étiquette, à retourner au fournisseur).
Pied de page : total de lignes, signature du compteur.
Donne le modèle sous forme de tableau, puis une version adaptée à un tableur avec une ligne d'en-tête.
Ajoute 5 consignes de comptage, en une ligne chacune, à imprimer en haut de chaque feuille (ex. écrire au stylo, barrer sans raturer).

À vérifier : la colonne « recompté » doit exister : c'est elle qui permet de contrôler sans effacer le premier chiffre. Testez la feuille sur une étagère avant d'en imprimer cinquante.

Étape 3 : le planning de la journée

Prépare le planning de notre journée d'inventaire du [date] : boutique fermée de [heure] à [heure], [nombre] personnes, zones : [coller la liste de l'étape 1].
Prévois des binômes compteur / contrôleur, une pause, un temps de recomptage en fin de journée et un responsable qui récupère les feuilles.
Présente un tableau heure par heure. Ne mets aucun nom : j'écrirai les prénoms moi-même.

Étape 4 : repérer les écarts à recompter

Le soir, une fois les quantités saisies dans un tableur, collez seulement les colonnes utiles :

Voici, pour la zone [numéro], les quantités comptées et les quantités attendues d'après mon logiciel de caisse :
[référence ; désignation ; compté ; attendu]
Liste les lignes où l'écart dépasse [x] unités ou [y] % ; classe-les par écart décroissant ; propose pour chacune une cause à vérifier (erreur de comptage, article rangé ailleurs, vente non enregistrée, réception non saisie).
N'écris aucune conclusion sur une perte ou un vol : propose seulement des vérifications.

À vérifier : recomptez physiquement toutes les lignes signalées avant de corriger quoi que ce soit dans le logiciel. Un écart s'explique souvent par un article rangé dans la mauvaise zone.

Ce qui reste hors de la conversation

Des références, des désignations et des quantités ne posent pas de difficulté. En revanche, n'ajoutez ni prix d'achat négociés, ni noms de fournisseurs avec leurs conditions, ni noms des salariés dans un assistant grand public : la CNIL range les informations couvertes par le secret des affaires et les données des collaborateurs parmi ce qu'on évite d'y saisir. Pour fermer la boutique ce jour-là, préparez aussi l'affiche de fermeture.