Guide
Commande de réassort en boutique : prompts pour la préparer
Prompts pour calculer les quantités d'un réassort à partir des ventes et du stock, repérer les ruptures, puis rédiger le bon de commande et le mail au fournisseur.
Mis à jour le
Un réassort se prépare en trois temps : regarder ce qui s'est vendu, comparer avec ce qui reste, puis écrire une commande claire au fournisseur. L'assistant est utile aux deux bouts : pour faire le calcul ligne par ligne sans en oublier, et pour rédiger un bon de commande sans ambiguïté sur les tailles et les coloris. Les prompts ci-dessous partent d'un export simple de votre caisse, sans aucune donnée client.
Les informations à préparer
| Information | Où la trouver | Pourquoi |
|---|---|---|
| Ventes par référence sur une période | Export du logiciel de caisse | Base du calcul |
| Stock actuel par référence | Logiciel ou dernier comptage | Pour ne pas commander ce qui reste |
| Délai de livraison du fournisseur | Ses conditions | Pour couvrir la période d'attente |
| Minimum de commande, colisage | Ses conditions | Pour arrondir les quantités |
| Budget du réassort | Votre décision | Pour arbitrer |
| Événements à venir | Votre agenda | Fêtes, braderie, rentrée |
Le prompt pour le calcul des quantités
Tu es acheteur pour une boutique de [type de commerce]. Aide-moi à préparer une commande de réassort chez [type de fournisseur, sans son nom].
Période d'analyse : ventes des [x] dernières semaines.
Délai de livraison : [x] jours. Je veux couvrir les ventes jusqu'à la prochaine commande, dans [x] semaines.
Colisage et minimum : [ex. vendu par 6, minimum 300 € HT].
Budget maximum : [montant] € HT.
Données (référence ; désignation ; vendus sur la période ; stock actuel ; prix d'achat unitaire HT) :
[coller les lignes]
Pour chaque référence :
1. calcule la vente moyenne par semaine ;
2. calcule le besoin jusqu'à la prochaine commande, délai de livraison compris ;
3. déduis le stock actuel ;
4. arrondis au colisage supérieur.
Présente un tableau avec toutes les étapes du calcul, puis le total HT. Si le total dépasse mon budget, propose deux façons de réduire la commande et explique-les.
Signale les références vendues à zéro sur la période et celles en rupture (stock nul).
À vérifier :
- Refaites le calcul à la main sur deux lignes : une erreur de multiplication se glisse vite dans un long tableau.
- Une référence en rupture depuis plusieurs semaines a des ventes sous-estimées : l'assistant ne le sait pas si vous ne le dites pas.
- Les ventes d'une période exceptionnelle (soldes, fêtes) ne prévoient pas un mois ordinaire.
Le prompt pour le bon de commande
À partir du tableau validé ci-dessous, rédige un bon de commande à envoyer au fournisseur.
[coller le tableau final : référence fournisseur ; désignation ; coloris ; taille ; quantité]
En-tête : nom de la boutique, adresse de livraison, date de commande, date de livraison souhaitée [date], conditions de paiement convenues [à remplir].
Regroupe les lignes par article puis par taille, dans l'ordre de la grille du fournisseur : [ex. XS, S, M, L, XL].
Ajoute une ligne « Total quantités » et laisse les prix en [à confirmer par le fournisseur] si je ne les ai pas donnés.
À vérifier : les références fournisseur, recopiées une à une depuis son catalogue. Une erreur de taille ou de coloris sur un bon de commande se découvre en déballant le colis.
Le prompt pour le mail d'envoi
Rédige un mail court au fournisseur pour lui transmettre le bon de commande joint.
Points à mentionner : date de livraison souhaitée [date] ; demande de confirmation écrite des quantités et des prix ; demande de prévenir en cas de rupture sur une référence, avec proposition de remplacement à valider par moi avant envoi.
Ton : cordial et précis, 100 mots au plus.
Ce que vous gardez pour vous
Vos prix d'achat, vos remises négociées et le nom de vos fournisseurs relèvent du secret des affaires. La CNIL recommande de ne pas confier de telles informations confidentielles à un service d'IA générative grand public. Pour le calcul, remplacez le nom du fournisseur par « fournisseur A » et, si vous préférez, travaillez sur les seules quantités, en appliquant les prix ensuite dans votre tableur.
Un réassort se prépare mieux avec un stock juste : si les quantités du logiciel vous semblent fausses, commencez par un inventaire de la zone concernée.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il décider des quantités à commander ?
Il peut proposer un calcul à partir des chiffres que vous lui donnez et montrer son raisonnement. La décision tient compte de ce qu'il ignore : trésorerie, saison, événement dans le quartier, minimum de commande du fournisseur.
Peut-on se réapprovisionner pendant les soldes ?
Pas pour vendre au prix soldé : la fiche d'Entreprendre Service Public sur les soldes interdit de se réapprovisionner pour vendre un article au prix soldé. Un réassort pendant cette période se vend au prix normal.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :